À l’ère du numérique, les événements ne se limitent plus à un seul format. Le présentiel reste au cœur de l’expérience, mais l’hybride vient l’enrichir, offrant une dimension supplémentaire pour toucher plus de participants, renforcer l’engagement et créer des souvenirs durables. À l’Ascensoir rooftop, nous croyons que l’hybride ne remplace pas le présentiel, mais le complète pour en décupler l’impact.

Découvrez comment allier l’énergie du présentiel à la flexibilité du digital pour des événements professionnels encore plus percutants, dans des espaces modulables et adaptés à vos besoins.

Pourquoi intégrer une dimension hybride à vos événements en présentiel ?

1. Élargir votre audience sans perdre l’essence du présentiel

Le présentiel reste irremplaçable pour les échanges humains, l’émotion et le networking. Mais en y ajoutant une dimension hybride, vous permettez à ceux qui ne peuvent pas se déplacer – pour des raisons géographiques, logistiques ou personnelles – de vivre l’événement à distance, sans en diluer la magie.

Grâce à des outils comme Zoom, Hopin ou Microsoft Teams, vos participants en ligne profitent d’une expérience immersive, tandis que ceux sur place bénéficient d’une ambiance unique, propre à notre espace événementiel. À l’Ascensoir, nos espaces intérieurs, comme la salle de conférence, offrent une vue sur Lyon exceptionnelle même depuis l’intérieur ! 

2. Renforcer l’engagement grâce à l’interactivité

Le digital ne se contente pas de diffuser : il crée du lien. En combinant présentiel et virtuel, vous pouvez :

• Impliquer tous les participants avec des sondages en temps réel ou des sessions interactives.
• Favoriser le réseautage grâce à des salons de discussion virtuels ou des rendez-vous programmés entre participants en ligne et sur place.
• Stimuler la participation avec des animations intérieur et extérieur (quizz, challenges) accessibles à tous.

Le résultat ? Un événement où chacun se sent acteur, qu’il soit dans la salle de conférence ou derrière son écran.

3. Optimiser votre budget tout en gardant une expérience premium

Organiser un événement professionnel 100 % présentiel implique des coûts logistiques importants. En intégrant une dimension hybride, vous pouvez réduire certaines dépenses tout en réinvestissant dans des expériences enrichies pour vos participants sur place :

• Des animations intérieur et extérieur exclusives pour le public présentiel.
• Des outils digitaux innovants (réalité augmentée, chatbots) pour surprendre et engager.
• Une logistique optimisée pour un événement fluide et mémorable.

4. Capitaliser sur les données pour améliorer vos prochains événements

Le digital permet de mesurer l’engagement de vos participants (taux de présence, interactions, temps passé sur chaque contenu). Ces données précieuses vous aident à :

• Affiner l’organisation de vos prochains événements professionnels.
• Personnaliser l’expérience en fonction des retours.
• Valoriser l’impact de votre événement auprès de vos partenaires et participants.

Comment réussir un événement hybride qui allie le présentiel ?

1. Choisir une plateforme adaptée à votre espace et à votre public

Votre espace événementiel est unique : la plateforme digitale doit le mettre en valeur. À l’Ascensoir, nous vous proposons un accompagnement personnalisé pour choisir la solution la plus adaptée à vos espaces modulables et à vos besoins.

2. Créer un contenu qui unit les deux publics

L’enjeu ? Équilibrer l’expérience pour que chacun se sente inclus. Voici comment faire :

• Prévoir des animateurs dédiés pour le public en ligne, afin qu’il ne se sente pas en retrait.
• Alterner les formats : conférences en direct, ateliers interactifs, moments informels (networking, pauses café virtuelles).

3. Former vos intervenants et guider vos participants

• Briefing technique : assurez-vous que tous les intervenants maîtrisent les outils.
• Guide pratique : fournissez un tutoriel clair aux participants pour qu’ils sachent comment interagir, que ce soit sur place ou en ligne.

4. Communiquer avant, pendant et après l’événement

• Avant : envoyez les instructions techniques, le programme détaillé et les liens d’accès.
• Pendant : utilisez des notifications pour guider les participants et créer des ponts entre les deux audiences.
• Après : partagez les replays, les supports et un questionnaire de satisfaction pour recueillir des retours et préparer vos prochains événements professionnels.

5. Tester et anticiper les problèmes techniques

• Faites une répétition pour identifier les éventuels bugs (qualité audio/vidéo, latence, accès aux salles virtuelles).
• Prévoyez un support technique dédié pour résoudre les problèmes en direct et garantir une expérience fluide.

Quelques exemples inspirants d’événements hybrides :

• Le Web Summit : un événement hybride de référence, combinant conférences en présentiel et diffusion en ligne pour des milliers de participants.
• Les salons professionnels : comme le CES de Las Vegas, qui propose des visites virtuelles des stands et des démonstrations en direct, tout en gardant l’énergie du présentiel.

En conclusion : l’hybride, un atout pour sublimer vos événements professionnels à Lyon

Le digital ne remplace pas le présentiel : il l’amplifie. En intégrant une dimension hybride à vos événements, vous :

• Touchez un public plus large sans sacrifier l’expérience sur place.
• Créez des interactions enrichies entre participants en ligne et présents.
• Optimisez votre budget pour offrir une expérience encore plus mémorable.

À l’Ascensoir rooftop, nous vous accompagnons pour allier le meilleur des deux mondes : l’émotion du présentiel et la flexibilité du digital. Découvrez dès maintenant nos espaces et laissez-nous vous guider pour créer un événement hybride réussi.